Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 18 juni 2025

Vital Workplace is een handelsnaam van In a Better World B.V., gevestigd aan Kinderhuissingel 1, 2013 AS Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 54909902.

In dit privacybeleid leggen wij uit hoe wij omgaan met persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt, contact met ons opneemt, je inschrijft voor een nieuwsbrief, een product bestelt of deelneemt aan een programma of challenge van Vital Workplace.

Wij vinden het belangrijk dat jouw persoonsgegevens zorgvuldig en transparant worden behandeld en verwerken gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer wij in dit beleid spreken over “wij”, “ons” of “Vital Workplace”, bedoelen wij In a Better World B.V.
Wanneer wij spreken over “je” of “jij”, bedoelen wij iedere bezoeker, klant, deelnemer of contactpersoon van een organisatie.

Lees dit Privacybeleid aandachtig door.

1. Wanneer dit privacybeleid van toepassing is

Dit privacybeleid geldt wanneer je:

  • onze website bezoekt

  • contact met ons opneemt

  • je inschrijft voor onze nieuwsbrief

  • een product bestelt via onze webshop

  • deelneemt aan een programma, workshop of challenge die in eigen beheer is van In a Better World BV

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Welke gegevens wij verwerken hangt af van je contact met ons.

Contactgegevens

Bijvoorbeeld:

  • naam

  • e-mailadres

  • telefoonnummer

  • organisatie

Gegevens bij deelname aan een programma

Wanneer je deelneemt aan een programma of challenge kunnen wij bijvoorbeeld verwerken:

  • naam

  • e-mailadres

  • organisatie

  • teamindeling

  • deelnamegegevens binnen het platform (zoals activiteit of voortgang binnen een challenge)

Afhankelijk van het programma kunnen bepaalde gegevens zichtbaar zijn voor andere deelnemers binnen hetzelfde team of dezelfde organisatie.

Websitegebruik

Wanneer je onze website bezoekt kunnen automatisch gegevens worden verzameld zoals:

  • IP-adres

  • browserinformatie

  • apparaatgegevens

  • pagina’s die worden bezocht

Deze gegevens worden gebruikt voor analyse en verbetering van onze website.

Nieuwsbrief

Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief verwerken wij:

  • naam

  • e-mailadres

  • voorkeuren voor communicatie

Je kunt je op elk moment uitschrijven via de link onderaan de nieuwsbrief.

Bestellingen via de webshop

Wanneer je een product bestelt via onze webshop (bijvoorbeeld producten van Kleur je Humeur of de Mood Wall) verwerken wij:

  • naam

  • adres

  • e-mailadres

  • betaalinformatie

  • bestelgegevens

3. Waarom wij persoonsgegevens gebruiken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het uitvoeren van onze diensten

Bijvoorbeeld:

  • het organiseren van programma’s en challenges

  • het beheren van accounts binnen platforms

  • het leveren van workshops of andere diensten

Communicatie

Bijvoorbeeld:

  • contact opnemen over een programma

  • beantwoorden van vragen

  • versturen van praktische informatie

Nieuwsbrieven en marketing

Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit past binnen onze zakelijke relatie.

Verbeteren van onze diensten

Bijvoorbeeld:

  • analyse van websitegebruik

  • verbeteren van programma’s en tools

Wettelijke verplichtingen

Bijvoorbeeld voor administratie of fiscale verplichtingen.

4. Platforms en digitale tools

Voor sommige programma’s maakt Vital Workplace gebruik van digitale platforms of tools van externe leveranciers.

Deze platforms worden technisch beheerd door de betreffende leverancier. Vital Workplace kiest deze partners zorgvuldig en maakt afspraken over beveiliging en privacy.

Afhankelijk van het programma kan het nodig zijn dat deelnemers een account aanmaken of worden uitgenodigd via hun organisatie.

Binnen sommige platforms kunnen deelnemers bepaalde gegevens delen met andere deelnemers, bijvoorbeeld binnen een team of challenge.

5. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is.

Gegevens kunnen worden gedeeld met:

  • IT-leveranciers en hostingpartijen

  • platformleveranciers voor programma’s

  • aanbieders van nieuwsbriefsoftware

  • betalingsproviders bij webshopbestellingen

  • partners die ons ondersteunen bij uitvoering van programma’s

Met deze partijen maken wij afspraken over de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

6. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.

Cookies helpen ons bijvoorbeeld om:

  • de website goed te laten functioneren

  • voorkeuren te onthouden

  • statistieken te verzamelen over websitegebruik

Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is.

In het algemeen gelden de volgende richtlijnen:

  • contactaanvragen: maximaal 2 jaar

  • nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft

  • programma-accounts: tot een redelijke periode na afloop van het programma. Per programma zal dit specifiek vermeld worden bij aanvullende privacy en deelnemersvoorwaarden.

  • administratieve gegevens: volgens wettelijke bewaartermijnen

8. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang.

Hoewel wij ons best doen om gegevens goed te beveiligen, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.

9. Jouw rechten

Onder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Je kunt bijvoorbeeld:

  • inzage vragen in je gegevens

  • je gegevens laten corrigeren

  • je gegevens laten verwijderen

  • bezwaar maken tegen verwerking

  • je toestemming intrekken

  • een klacht indienen bij de toezichthouder

Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar andere websites of platforms.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van deze externe websites.

11. Gegevens van kinderen

Onze diensten zijn niet gericht op kinderen jonger dan 16 jaar.
Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of voogd.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer onze diensten veranderen of wanneer wetgeving wordt aangepast.

De meest actuele versie staat altijd op onze website.

a13. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid of wil je gebruikmaken van je rechten?

Neem dan contact met ons op:

Vital Workplace – In a Better World B.V.
Kinderhuissingel 1
2013 AS Haarlem

 info@vitalworkplace.nl