Wij hebben deze privacyverklaring opgesteld om voor jou helder en inzichtelijk te maken hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij nemen jouw privacy serieus en zullen jouw persoonsgegevens zorgvuldig verwerken en beveiligen.
Als er vragen zijn over deze privacyverklaring, dan kun je contact opnemen met Vital Workplace via info@vitalworkplace.nl
Wie wij zijn
Vital Workplace organiseert tools en interventies voor medewerkers van bedrijven, in samenwerking met goede doelen en de bedrijven zelf. Vital Workplace een handelsnaam van In A Better World B.V., statutair gevestigd in Haarlem en kantoorhoudende te (2013 AS) Haarlem aan het adres Kinderhuissingel 1. Wij handelen ook onder de naam “In a Better World”.
Bij gebruik van de website
Als jij onze website www.vitalworkplace.nl bezoekt, dan verwerken wij bepaalde gegevens van jou. Zo verwerken wij van de bezoekers van onze website, net als elke website, IP-adressen, browsertype en -taal, datum en tijd van jouw bezoek.
Deze gegevens gebruiken wij om het bezoek van de website te analyseren en om de website veilig en bereikbaar te houden en waar nodig te verbeteren. Wij maken daarbij gebruik van het analyse programma “Google Analytics”.
Wanneer jij je online inschrijft voor een evenement
Wanneer jij je online inschrijft voor een evenement dat door Vital Workplace (en eventueel haar partners) wordt georganiseerd dan vragen wij je (een aantal van) de volgende gegevens door te geven:
- e-mail adres
- jouw volledige naam
- wachtwoord
- telefoonnummerIn sommige situaties kan het voorkomen dat wij jouw postadres vragen, dat doen wij als dit nodig is om jou bepaalde materialen toe te zenden voor het evenement. Wij gebruiken de persoonsgegevens die jij aan ons doorgeeft bij een inschrijving om jouw inschrijving en deelname aan het evenement mogelijk te maken. Je volledige naam wordt gebruikt in je persoonlijke profiel, in de lijst met activiteiten die bij het evenement horen en op andere locaties op de website. Het e-mailadres dat je opgeeft bij jouw inschrijving kunnen wij gebruiken om informatie toe te sturen over activiteiten en competities die bij het evenement horen. Als je de e-mails niet meer wilt ontvangen kun je je via de link onderaan iedere e-mail afmelden of door je e-mail voorkeuren in je profiel te wijzigen.
Tijdens jouw deelname aan een evenement
Tijdens jouw deelname aan een evenement verkrijgen wij ook andere informatie van jou. Het gaat dan om:
- wanneer jij gebruik maakt van de website; en
- persoonsgegevens die jij op eigen initiatief aan ons verschaft door deze op de website van hetevenement in te vullen, zoals activiteitsgegevens, berichten en foto’s.
Deze gegevens verwerken wij om het evenement mogelijk te maken en waar nodig om anderen te stimuleren om ook actief mee te doen met het evenement.
Bij ander contact met Vital Workplace
Als jij op een andere wijze dan hiervoor genoemd met ons contact opneemt, verwerken wij ook persoonsgegevens van jou. Bijvoorbeeld wanneer je een contactformulier invult, of telefonisch of per e-mail met ons contactneemt.
Wanneer jij met ons contact opneemt dan verwerken wij de persoonsgegevens die jij aan ons doorgeeft, met het doel om jouw vragen/opmerkingen te beantwoorden of op een juiste wijze op jouw contact te kunnen reageren. Ook kunnen we deze gegevens gebruiken om de klantenservice te verbeteren.
Grondslag
Wij mogen alleen persoonsgegevens gebruiken om een reden die in de privacywet staat. Dat heet een “grondslag”.
Tijdens een evenement verwerken wij jouw persoonsgegevens voornamelijk op basis van de grondslag “toestemming”. Die toestemming geef jij wanneer jij je inschrijft voor het evenement. Wanneer je niet deelneemt aan een evenement dan zullen wij de persoonsgegevens die jij aan ons doorgeeft (bijvoorbeeld wanneer jij zelf contact met ons opneemt) verwerken op basis van de grondslag “overeenkomst”. De algemene gegevens over jouw bezoek aan onze website, worden door ons verwerkt op basis van de grondslag “gerechtvaardigd belang”, namelijk ons gerechtvaardigd belang om algemene statistieken van onze websitebezoekers te verkrijgen.
Commerciële e-mails
Uitsluitend als jij daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven, sturen wij jou een e-mails over andere evenementen die Vital Workplace organiseert, of in de toekomst gaat organiseren en waar jij mogelijk in geïnteresseerd zou kunnen zijn. Je kunt je altijd afmelden voor dergelijke e-mails, door op de unsubscribe-button te klikken onderaan de e-mail.
Privacy Maatregelen
Vital Workplace hanteert een beveiligingsniveau voor het verwerken van de persoonsgegevens, dat, binnen de mogelijkheden van de huidige technieken, voldoende is om ongeautoriseerde toegang, wijziging, publicatie of verlies van jouw persoonsgegevens tegen te gaan. De website maakt gebruikt van de Secure Socket Layer (SSL) techniek, herkenbaar aan “https://” en het slotje in de adresbalk.
Wij verwerken jouw persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU.
De veiligheid van jouw persoonsgegevens in jouw account hangt uiteraard ook samen met het geheimhouden van jouw accountgegevens (wachtwoord). Je dient daarom zelf zorg te dragen voor zorgvuldige omgang met jouw accountgegevens en deze nooit aan een andere te verstrekken. Wanneer je foto’s of berichten plaatst in de online omgeving, wees er dan van bewust dat deze door Vital Workplace kunnen worden gebruikt in het kader van het evenement, maar ook dat andere deelnemers deze kunnen zien.
Contact met andere deelnemers
Andere deelnemers aan het evenement kunnen contact met jou opnemen via de website.
Bewaartermijnen
Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. Na de (wettelijke) bewaarperiode worden jouw persoonsgegevens vernietigd.
Bovenstaande geldt niet in het geval er op Vital Workplace een wettelijke verplichting rust om de persoonsgegevens langer te bewaren.
Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen
Wij zullen jouw persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming aan derden doorgeven, tenzij:
- deze derde een verwerker is van Vital Workplace, bijvoorbeeld als wij een derde vragen om onze website te verbeteren; en/of
- Vital Workplace op grond van een wettelijke verplichting of in een noodgeval gehouden is persoonsgegevens door te geven aan overheidsinstanties; en/of
- er een reorganisatie of overdracht van bedrijfsactiviteiten plaatsvindt bij Vital Workplace met als gevolg dat Vital Workplace persoonsgegevens moet overdragen aan een andere organisatie.
Links naar derden
Deze privacyverklaring van Vital Workplace is niet van toepassing op websites van derde partijen, ook niet als Vital Workplace een hyperlink op haar website heeft geplaatst naar deze andere websites. Ook als wij diensten of producten van derden via onze website aanbieden vallen deze niet onder onze verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid. Feedback over de websites, producten en diensten is desalniettemin altijd welkom.
Het gebruik van cookies
Tijdens een bezoek aan onze website worden er cookies en vergelijkbare technologieën op jouw computer, smartphone, tablet of andere device geplaatst. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens het gebruik van de website op jouw computer, tablet of smartphone wordt aangemaakt en opgeslagen.
Vital Workplace maakt gebruik van de volgende cookies, dit zijn cookies waarmee geen persoonsgegevens worden verwerkt:
- functionele cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert, bijvoorbeeld door te onthouden wie jij bent.
- analytische cookies gebruiken wij om te kunnen analyseren welke pagina’s van de website jij bezoekt, maar ook wanneer en hoeveel jij deze bezoekt.
Indien jij daarvoor expliciet toestemming hebt gegeven, maakt Vital Workplace gebruik van cookies die jouw interesse in kaart brengen en op basis daarvan gerichte advertenties op maat aan jou laten zien.
Daarnaast vind je op onze website buttons naar social media, zoals Facebook en Twitter. Om deze buttons te laten werken, wordt er gebruik gemaakt van cookies van de social media partijen, zodat deze jou herkennen op het moment dat jij iets van onze websites wilt delen.
Weigeren cookies
Jij kunt zelf beslissen of je cookies wilt accepteren, of dat je wilt dat jouw browser jou een melding geeft van het plaatsen van een cookie. Je zult daarvoor je browser instellingen moeten aanpassen. Iedere browser is anders, je kunt het beste de handleiding van jouw browser raadplegen om erachter te komen hoe dit in jouw browser werkt. Je kunt ook altijd geïnstalleerde cookies verwijderen van jouw computer, tablet of smartphone.
Jouw (privacy)rechten
Op basis van de privacywetgeving heb jij verschillende (privacy)rechten:
- Je kunt ons vragen om inzage in jouw persoonsgegevens.
- Kloppen jouw gegevens niet? Of zijn ze niet compleet? Dan kun jij ons vragen jouw gegevens tewijzigen of aan te vullen. Via jouw profiel kun je zelf ook je gegevens wijzigen.
- Je kunt ons ook vragen jouw gegevens te wissen. Voor sommige persoonsgegevens kan het zo zijn dat Vital Workplace wettelijk verplicht is deze te bewaren. Voor deze persoonsgegevens geldt dat Vital Workplace deze niet op jouw verzoek kan wijzigen en/of verwijderen. Houd er ook rekening mee, dat nadat wij jouw gegevens op jouw verzoek hebben gewijzigd of verwijderd, het kan zijn dat deze gegevens nog enige tijd in onze back-ups aanwezig zullen zijn, totdat ook die back-ups worden gewist.
Versie oktober 2023